Gestion administration de biens

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L'administrateur de biens,

Egalement appelé gérant d'immeubles,il prend en charge la gestion locative de biens immobiliers ( logements, bureaux, commerces...) pour le compte
des propriétaires qui souhaitent déléguer ce service.

SA MISSION

Son rôle consiste à prendre en charge la gestion locative de biens immobiliers (logements, bureaux, commerces…) pour le compte des propriétaires qui souhaitent déléguer ce service et se libérer des contraintes inhérentes. Pour assurer cette mission, il doit détenir un mandat écrit de ses clients. A ce titre, il rédige le bail commercial et en assure la sécurité juridique, il réalise l’état des lieux, encaisse les loyers, délivre les quittances et fait exécuter les réparations éventuellement nécessaires.

Sa mission consiste également à satisfaire la demande de logements des locataires, que ceux-ci soient des particuliers, des entreprises ou des indépendants. Pour y répondre, l’administrateur de biens définit la nature exacte des besoins de ses clients et propose des logements ou des locaux appropriés à la demande, après avoir contrôlé leur conformité aux règles en vigueur (règles de décence notamment en matière d’habitation, diagnostics…). Etre administrateur de biens, c’est aussi être un juriste solidement formé face à une réglementation qui se complexifie tous les jours.

LA REGLEMENTATION

Comme l’agent immobilier, l’administrateur de biens doit se conformer aux règles de la loi Hoquet

du 2 juillet 1970 qui l’oblige à détenir une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière ».

Pour obtenir cette carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, l’administrateur de biens doit :

  • justifier d’une aptitude professionnelle (diplôme et/ou solide expérience sur le terrain)
  • disposer d’une garantie financière destinée à assurer les fonds qu’il détient pour le compte de tiers. Cette garantie apporte une sécurité aux consommateurs.Le montant de la garantie minimum est de 110 000 €. Si l’agent immobilier est garanti auprès de la Société de caution mutuelle GALIAN (ex CGAIM), ce montant minimum est porté à 120 000 €. Sa carte professionnelle porte alors la mention « peut recevoir des fonds ». Ses documents commerciaux indiquent le montant de la garantie, le nom et l’adresse du garant.
  • bénéficier d’une assurance en responsabilité civile professionnelle contre les conséquences financières dont il pourrait être tenu responsable dans le cadre de ses activités
  • prouver qu’il n’est pas frappé d’une incapacité ou d’une interdiction d’exercer la profession.

LES HONORAIRES

L’administrateur est rémunéré pour les missions de gestion qui lui sont confiées par son mandant. Le montant de ses honoraires est libre et déterminé au moment de la signature du mandat.

Il est souvent calculé selon un pourcentage du montant des sommes perçues au nom et pour le compte du bailleur.


LA GESTION LOCATIVE EN IMMOBILIER D'ENTREPRISE OU COMMERCIAL

Différente qu’en matière de résidentiel, la complexité de la gestion de locaux à vocation commerciale ou tertiaire réside dans la singularité de chaque bien .

En effet , contrairement au domaine de l’habitation chaque bail commercial, professionnel ou civil divergera , entendu que les clauses et conditions composants ses contrats de baux sont à la libre convention entre les parties ( outre les dispositions d’ordre publiques ).

En clair, chaque gestion est UNIQUE.

C’est pour cela que le groupe ACE immobilier d’entreprise met à votre disposition la structure ACE GESTION, dédiée spécifiquement à l’arbitrage et la gestion de votre patrimoine d’immobilier d’entreprise.

En synthèse,  les paramètres qui encadrent  notre mission :


                GESTION DES LOYERS :

-    Encaisser, percevoir tous loyers, charges, dépôts de garantie , indemnités d’occupation et d’assurances, provisions et plus généralement toute somme ou valeur relative au(x) bien(s) géré(s) ;
-    Donner quittance, reçu et décharge, et corrélativement donner mainlevée de toute saisie, opposition et cautionnement ;
-    Procéder à tous règlements dans le cadre de la même administration et notamment payer les charges de copropriété, acquitter sur demande expresse du mandant les sommes dues au titre des impositions et taxes, les récupérer éventuellement auprès des locataires ;
-    Procéder à la révision des loyers.

             PROCEDURES DE RECOUVREMENT :

En cas de difficulté ou à défaut de paiement du locataire , diligenter tant en demande qu’en défense toutes saisies, actions judiciaires, tous commandements, sommations, assignations et citations devant tous tribunaux et toutes commissions administratives, se concilier ou requérir jugements, les faire signifier et exécuter, se faire remettre tous titres ou pièces.  En cas de procédures collectives ou de mise en liquidation ou administration judiciaires d’un locataire, établissement des déclarations de créances auprès des différentes institutions.


                GESTION DES TRAVAUX :

- Faire exécuter toutes réparations incombant au mandant dont le montant ne dépasse pas 10 % du loyer mensuel ou 1 mois de loyer (le loyer mensuel est celui en vigueur au jour des travaux) et celles plus importantes mais URGENTES, en aviser rapidement le bailleur ; prendre toutes mesures conservatoires ;
- Pour tous les autres travaux, les faire exécuter après accord écrit du mandant ;
- S’adjoindre le concours d’un maître d’œuvre ou d’un technicien, si le mandataire le juge nécessaire et  uniquement après accord écrit du mandant ;
En régler les factures dans la limite des fonds disponibles.
Lancer régulièrement des appels d’offres afin de laisser une libre concurrence aux différents intervenants professionnels  ( permettant ainsi l'octroi des meilleurs tarifs pour nos bailleurs ) et s’assurer de toutes les certifications, qualifications , assurances et garanties de ces derniers.


                CHANGEMENT DE LOCATAIRE :

- rechercher des locataires, louer et relouer le(s) bien(s) après avoir avisé le bailleur de la vacance du ou des bien(s), renouveler les baux, aux prix, charges et conditions établis conventionnellement après accord écrit du mandant ;
- substituer, faire appel à tout concours et faire tout ce qu’il jugera utile en vue de procéder à la recherche de locataire et de mener à bonne fin la conclusion de la location des biens sus désignés ;
- faire tout ce qui sera jugé utile pour parvenir à la location ou à la relocation, effectuer toute publicité à sa convenance (photos, panonceaux…) et plus généralement mettre en œuvre les moyens qu’il jugera nécessaires en vue de réaliser la mission confiée et l’insertion dans tout fichier Internet notamment  de tous sites et supports publicitaires dédiés aux types de biens vacants.
- rédiger tous engagements exclusifs de réservation, baux, avenants – ou leur renouvellement – les signer à l’exception de ceux qualifiés d’actes de disposition (baux commerciaux, ruraux…) ;
- donner et accepter tous congés après accord écrit du mandant;
- dresser ou faire dresser tous constats d’état des lieux.

Si il s’agit d’une location qui est soumise au statut des baux commerciaux ou ruraux ou à tout autre statut en vertu duquel la conclusion ou le renouvellement du contrat est qualifié d’acte de disposition, nous nous engageons à ne pas relouer ou donner congé aux fins d’offre de renouvellement sans avoir, au préalable, avisé le mandant et obtenu son accord exprès en ce qui concerne les conditions essentielles du nouveau contrat, notamment le montant du nouveau loyer proposé. Il en est de même pour les conditions essentielles nécessaires à l’acte de refus de renouvellement.

                    ASSURANCES :

- à la demande du bailleur, souscrire, signer ou résilier tout contrat d'assurance relevant de la gestion courante du bien ou encore de sa protection, mettre en œuvre les garanties accordées par le contrat ;
- à cet effet, faire toute déclaration de sinistre, en assurer la gestion et en percevoir toutes indemnités versées par les compagnies d'assurance.

                AUTRES DISPOSITIONS :

Par ailleurs,
- établir ou faire établir aux frais du bailleur tous les diagnostics obligatoires ainsi que tous documents indispensables à l’information du locataire et notamment celui relatif aux risques naturels et technologiques, conformément à l’article L. 125?5 du code de l’environnement ;
- représenter le bailleur ou le faire représenter aux assemblées générales des copropriétaires dans la mesure où le bailleur n’assume pas les fonctions de syndic de la copropriété dont dépend(ent) le(s) bien(s) géré(s) ; le représenter auprès des associations de locataires ;
- donner, sur demande du bailleur, tous les éléments pour la déclaration annuelle de ses revenus fonciers, la déclaration de T.V.A., et le cas échéant, les éléments servant à la détermination de la Contribution sur les Revenus Locatifs (CRL) ;
- rédiger et remplir toute demande de subvention notamment auprès de l’ANAH après en avoir reçu mandat spécial par le bailleur ;
- représenter le bailleur devant tous organismes publics ou privés, déposer et signer toutes pièces, engagements, solliciter la délivrance de toutes attestations, documents administratifs ou autres, le tout relativement au bien géré ;
- en outre, passer et signer tous actes et procès-verbaux, élire domicile et généralement faire tout ce qu'il jugera convenable aux intérêts du bailleur.


                REDDITION DES COMPTES :
Dans le respect des dispositions de l’article 66 du décret du 20 juillet 1972, le mandataire rendra compte en adressant par lettre simple, un rapport de gérance faisant état de tout ce qu’il aura reçu et dépensé.


Les comptes seront soldés, déduction faite des frais, honoraires et avances occasionnés pour l'exécution du mandat.





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